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「出来る女」のビジネスメール術&メールの常識9つの基本のき

今や仕事には欠かせないパソコン。連絡はメールで済ませることも多くなりました。知らないメールを使う時の基本を紹介します。

ライフスタイル

お仕事の連絡方法はメール?

一人に一台ずつ支給されるのも珍しくなくなってきたパソコン。事務的な連絡はメールを利用することも多くなりましたが、ビジネスでメールを送受信するときに注意していることありますか?

友達にメールするのとは勝手が違うビジネスメール。基本の常識を紹介します。

ビジネスメールの常識をしって出来る女になる

①セキュリティを常に意識する

あらゆるネットワークにつながっているパソコンは便利ですが、ウイルスに感染すると面倒です。メ―ルの送受信、データのダウンロードは常にセキュリティを意識して。

心当たりのないメール、見知らぬ人から送られてきたメールの添付ファイルは開いてはいけません。ウイルス対策ソフトは常に最新情報をチェックしておきましょう。

知っている人からのメールでも、心当たりのない添付ファイルがついている場合はすぐに開かないで、送信者に添付ファイルを送ったかどうか確認してみるのが確実です。ウイルスは気付きにくいところに潜んでいますので、常日頃から警戒心は忘れずに。

②文書作成は文字化けしない形式で

HTML形式はデザインなどを重視した形でホームページなどでよく使われ、デザインの凝ったメールを送受信できるのですが、相手側の設定によっては文字化けしてしまう場合があります。ビジネスメールは「テキスト形式」が常識です。

③cc、bccのを使い分ける

複数の人に同じメールを送る時は「cc」「bcc」機能を使うと便利です。「cc」で送った場合は他の誰に送ったか受信者にわかってしまいますので、誰に送ったか知られたくない時は「bcc」で送りましょう。

④添付ファイルは相手のOS環境に合わせる

メールは資料を添付して送信することが多いもの。容量が大きいものは圧縮して送ると相手に親切です。

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