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今日も定時で帰ります♡仕事がデキる女になる効率UPテク12選

仕事がなかなかスムーズに進まず、苦労している方へ。もっと効率よく仕事をこなす方法を知っておきましょう。

2019年7月
ライフスタイル

あー仕事が終わらない!

どうやったら効率的にできる?

仕事をついつい後回しにしてしまう、締め切り前にいつも慌ててしまう、など仕事のペースがつかめず苦労している方はいませんか?もっと効率よく仕事をするためにはどうしたら良いのでしょうか。

JGI/Tom Grill / Getty Images

そこで今回は、仕事の効率アップ術をご紹介します。「仕事が終わらない!」と嘆く人は必見です。

1.仕事をする順番を決める

やるべきことをリストアップ

仕事を始める前に、まずは一日の仕事の順番を決めましょう「次は何するんだっけ」と考える時間ロスをなくすことができ、スムーズに仕事に取り組めます。

Photo by Workshop& / Unsplash

まずはその日にやるべきことをリストアップ。目に見える形で書き出しておくと、忘れてしまうこともありません。ノートや付箋などに書いたり、パソコンやスマホを使ったりしても◎。

目的・目標、優先順位から計画を組み立てる

リストアップしたら、仕事をする順番を組み立てます。まず何のためにこの仕事をしているのか、この作業の目的は何か、ということをしっかりと考えます。目の前の作業だけでなく、全体像を見ることで、今やっている仕事の意味も理解できます。

Rawpixel / Getty Images

その目的や目標を踏まえて、優先順位をつけます。期限や重要度なども考慮して。そして長期的な計画から、1日にやるべき仕事の順番まで整理します。これもまたノートやパソコンなど見える形で保存しておきましょう。

集中できる時間帯を見つける

1日の作業の中でも、特に大事なことは集中して行いたいですよね。自分がベストパフォーマンスを発揮できる状態で作業すべきです。一番集中できる時間帯に行うのがベストです。その時間帯は人によって違います。

undrey / Getty Images

朝は頭がスッキリとしている人もいれば、朝が弱い人もいますよね。昼頃は仕事のペースがつかめてくる時間ですが、昼食後に眠くなってしまう人もいるでしょう。

Jacobs Stock Photography Ltd / Getty Images

夕方は集中力が増しますが、仕事の疲れがたまってくる時間帯でもあります。自分にとってやりやすい時間帯を見つけて、そこで重要な仕事に取り組みましょう。あまり得意ではない時間帯には単純作業などをするのがおすすめです。

2.一番最初は得意な仕事から始める

なるべくすぐ終わる作業がベター

あまりモチベーションが上がらない仕事をしていると、どうしてもだらだらしてしまい、なかなか仕事が進みません。そこでまず最初は自分が得意な仕事をして、モチベーションを高めましょう。

scyther5 / Getty Images

何でも良いのですが、すぐに終わる作業だとさらに良し。一つの作業を終えたという達成感を得られるため、次の仕事へのやる気にもつながります。

3.やるべきタスクは細分化

気持ちを切り替えられる

1日中仕事をしているといつまでも仕事が終わらないような感覚に陥ってしまいます。そこでやるべきことを細分化しましょう。仕事といっても様々な段階があるので、それぞれの作業ごとに区切ります。

Pekic / Getty Images

さらに作業の中からタスクも細かく分割。例えば「資料を作る」という仕事では、「情報を集める」「文章を書く」「確認する」などの作業がありますよね。

Hero Images / Getty Images

「情報を集める」という作業は、「オンラインで情報を集める」「本から資料を集める」などさらに細分化できます。一つタスクを終えると区切りができ、達成感も得ながら気持ちを切り替えることができるでしょう。

4.全体を完成→細かい所の完成度を高める

最初から完璧を目指さない方が効率的

仕事がなかなか終わらない人に多いのが、完璧を求めてしまうという点。素晴らしいことですが、最初から細かいところにこだわりすぎてしまうと、終わりが見えてきません。

StockRocket / Getty Images

まず優先すべきなのは、全体を仕上げること。完成度が低くても完成させることを優先しましょう。そうすると全体像が見えて、細かい部分を修正したり改善したりしながら、完成度を高めることができます。

Hero Images / Getty Images

最初から100%で完成させようとするのではなく、最初は50%でも良いので完成させましょう。そこから100%に仕上げる作業をした方が効率的です。

5.整理整頓する

物を探すタイムロスをなくす

仕事場をきちんと整理整頓していますか?ごちゃついている状態が目に入ると、集中力が散漫になってしまいます。また仕事で必要な物を探すときに時間がかかってしまい、それだけでも時間がもったいないです。

Photo by Johnson Wang / Unsplash

仕事場は整理整頓して、使いやすい状態にしましょう。またデスク回りだけでなく、仕事道具を入れるケース、普段持ち歩くカバン、作業に使うパソコンの中なども整理整頓を心がけてください。物がごちゃついた状態から必要なものを探す作業で生まれた小さなタイムロスも、積み重なれば大きな時間の喪失です。

6.温度と湿度を快適に

体の状態が良ければ仕事も進む

体の状態も仕事のパフォーマンスに関わる重要なことです。具合が悪いとやはり作業効率は下がりますよね。そこで働く環境も快適な状態を作りましょう。温度や湿度も心地よさを意識。

Photo by Alesia Kazantceva / Unsplash

温度調節しやすい服を着たり、夏なら手持ちの扇風機を置いたり、冬ならカイロやフィルター加湿器を置いたり。なるべく居心地の良い環境を自分なりに作ってみてください。

7.自分のペースを大切にする

不必要なことはなるべくしない

自分以外の仕事を引き受けてしまう人も、なかなか仕事が進みません。周りを助けるのは素晴らしいことですが、それで自分の仕事が終わらなければ意味がありませんよね。

Westend61 / Getty Images

まずは自分のペースを大切にしましょう。他の人に手を差し伸べるのは、自分のことが十分にできてから。もちろん協力してお互いの仕事の役に立つのであれば、その選択をするのもありです。

8.周りにも頼る

一人で抱え込まないで

自分だけで仕事を全てこなそうとするのではなく、周りに頼ることも大切です。例えば問題が起きたときも、自分一人だと解決の糸口が見つからないこともあります。周りに頼った方が視野も広がり、解決にもつながるはず。

Maskot / Getty Images

自分だけで抱え込まず、周りをうまく頼る。そして、周りにも頼られる。仕事を押しつけ合うのではなく、お互いに自分が得意なことで力になれる関係性を築けるのがベストです。

9.ツール・テンプレートを活用

ラクできるってすごく良いこと!

仕事をラクにしてくれるツールはどんどん使いましょう。パソコンのショートカットキーを覚えるだけでも、仕事の時間を短縮できます。資料やメールは、テンプレートを用意すると時短に。

Simon Brown / Getty Images

他にも、メモを取るのではなくスマホで撮影するなども時短アイディア。仕事でラクをするのは、むしろ賢い方法です。

10.「めんどくさい」を改善する

効率化できるチャンス

仕事をしながら、ときには「あーめんどくさい」と言いたくなってしまうこともありますよね。それ、チャンスです!仕事のやり方を簡略化したり、時間の無駄をなくしたり、効率化できることを見つけたということです。

Westend61 / Getty Images

そんな「めんどくさい」という気持ちを大切にしましょう。

11.仕事の合間に休憩を挟む

時間で区切ってリフレッシュ

仕事をずーっと続けていくと、集中力が落ちてしまいますよね。集中力が保てていない状態で続けても、効率が悪いだけ。そこで気持ちをリフレッシュするためには休憩が必要です。

Westend61 / Getty Images

休憩を取って気持ちを切り替えて、集中力をキープすれば、短い時間でもちゃんと仕事が終わります。急ぐから休まないのではなく、急ぐからこそ休むことが大切。休憩しながらストレッチや体操をして、気持ちもリフレッシュ。

seb_ra / Getty Images

また「10時まで」「25分だけ」など、時間で区切るのもポイント。「疲れたら」「集中できないとき」で仕事を区切ろうとすると、だらだら続けて結局は集中力ダウン。時間で区切れば、作業にも集中できます。

12.間に合わないならやり方と量を見直す

根本的な原因を解決する

ご紹介したアイディアを採用しながら作業しても、仕事が間に合わないこともあるでしょう。それはやり方があっていないのかもしれません。同僚や上司に相談をして、どんなやり方が良いのか聞いてみながら、やり方を見直しましょう。

Peter Cade / Getty Images

また仕事量があまりにも多すぎませんか?無理してできる仕事は長く続きません。ある程度自分の余裕ができる仕事量を理解しておきましょう。会社などとも相談しながら、仕事量の調整もすることが大切です。

さあ、今日から定時で帰りましょう♡

Westend61 / Getty Images

毎日の仕事を見直せば、効率的になって仕事も早く終わるはず。今日からは定時で帰れますように。

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