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仕事がデキる人間になる6ステップ

ライフスタイル

仕事の効率が悪いと思っていても、どう改善すればいいか分からないことはありませんか? 外資系企業で働くコラムニストのぱぴこさんは、そういう時こそ「タイムマネジメント」を身に付けると良いといいます。タイムマネジメントとはどういったものなのでしょうか? その身に付け方とは?

ステップ4:ゴール設定をする

重要度の高い仕事が分かったら、ゴールの設定をします。タイムマネジメントの目的は生産性の向上です。

できたか? できていないか? を管理するためには、「いつまでに、どのレベルで」というKPI(目標を達成する上で、その達成度合いを計測するための定量的な指標)を設定する必要があります。

この時、全てのタスクにKPIを設定することは絶対にNGです。細かすぎる単位での仕事管理は作業を闇雲に増やして生産性低下を招きます。

あくまで「重要度が高いもの」に対して実施していくのが良いでしょう。

ステップ5:記録する

ここまでで、仕事に対する期日とレベル感が設定されました。仕事に関する計画ができたことになります。ここからは計画に沿った実行が大事になりますが、必ず記録を取るように心掛けてください。

例えば資料Aを作ることに見込んだ時間が5時間程度、期間は3日だとしたら、その作業時間を記録します。

仕事をしていると5時間ぶっ通しで個人作業ができることはマレなので、細切れで記録する形になります。大体でもいいので何時間程度かつ、どれぐらいの期間がかかったか、を記録し、振り返れるようにしましょう。

ステップ6:結果を確認し、修正する

最後に振り返りです。実際にやったことが、自分が立てた計画通りなのかと、自分が設定した優先度などについて振り返ります。

往々にして1回で確定することは少なく、「思っていたより時間がかかったorかからなかった」「重要度が高いと思っていたがそうでもなかった」などの修正が入ります。

振り返ることで自分の得手不得手や癖も把握できますし、計画精度も上がります。また、立てた計画を守ることが目的ではないため、実行が難しいと感じた場合は現実的な形に変更することが大事です。

意識してタイムマネジメントを身に付けて

タイムマネジメントは仕事効率化のための一般的な考え方なので、研修はもちろん、本やアプリなども豊富にあります。

紙に書き出して管理したり、OutlookやGmailなどの会社メールのスケジュール機能を使ったりと方法は多様にあります。

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