メールの返信業務をサクッと終わらせるコツを、fumumu取材班が聞いてきました。
「メールの返信をつい後回しにしてしまう」「文面に迷って時間がかかってしまう」 メール返信をスムーズにこなせず、困っている人もいるようです。
なにを意識すれば、返信業務に奪われる時間を減らすことができるのでしょうか？
メール返信をサクッと終わらせるコツを、fumumu取材班が聞いてきました。
①即レス or 時間確保
「自分の返信スタンスを、あらかじめ決めておくのがおすすめです。読んだらすぐに返すのか、返信する時間を確保しておくのか。
今返信したほうがいいかな？ と悩む時間がもったいないんですよ。悩んでいる間は、仕事の手が止まってしまうわけですから。私は、自分の仕事状況に合わせて、どうやって返信するのか週によって決めています。
仕事が忙しくて集中したいときは、返信だけする時間を確保。余裕があるときは、読んだらすぐに返信。どうするか悩まないだけで、業務がスムーズに進みますよ」（20代・女性）
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②テンプレを用意
「似たような返信をするときに使い回せるように、テンプレートを作っています。せっかく文章を作ったのに、また新しく作るなんて面倒じゃないですか。
仕事の内容が違っていても、状況が近いなら、使い回せることは多いですよ。取引先に資料を確認してほしいとき、契約書を返送してほしいとき、相手のミスを指摘したいとき。
使う場面に合わせてテンプレートを作っておけば、言葉の言い回しで悩むことも少なくなります」（20代・女性）
③メールを選ばない
「返信するメールを選んでいたときは、無駄に時間を使っていたと思います。『このメールは簡単に返せそう』『これは内容がややこしいから後にしよう』と、すぐに返信するメールをチョイスしていたんです。
自分では効率がいいと思っていたけど、後回しにしたメールが気になってソワソワするし、返信するときに改めて読み直す必要があるし、余計な時間や手間がかかっていたんです。
既読にしたら返信する！ と決めてからは、何回も同じメールを読むことがなくなって、業務スピードがアップした気がします」（20代・女性）
どのメールに返信するのか迷って時間を使うくらいなら、読んだら返す！ と決めてしまうほうが業務がスムーズに進むかもしれません。
返信業務をスムーズにこなせれば、その他の仕事にしっかり集中できそうですね。
（文／fumumu編集部・くまのなな）
