こんにちは！整理収納アドバイザーの大森智美です。書類整理は難しい！そんなイメージを持っていませんか？実は書類整理は仕組みさえ作ってしまえばそんなに難しくないんです！今回は書類の分け方やリバウンドしにくい保管の方法をお伝えします。
長期保管書類と進行中の書類に分ける
まずは、「長期保管の書類」と「現在進行中の書類」に分けてみましょう。
「長期保管の書類」には、家具家電の取り扱い説明書や契約書などがあります。長期間取っておきたいけれど、日常的には見ない紙ものですね。
「現在進行中の書類」は、郵送などで送られてくる近々手続きが必要な書類や近い未来の行事・予定などに必要な書類などです。用事が済むまで保管しておきたい書類になります。
まずはこの2種類に分けてみましょう。
長期保管書類にはファイルボックスがおススメ
取扱説明書や契約書などは保管しておきたいけれど、見る頻度も少ないものなのでファイルボックス収納がおススメ。
ファイルボックスにA4サイズのキャリーバッグを合わせて1アイテム1キャリーバックで収納していきます。
キャリーバック型だと、小さな保証書が他の書類と紛れたりすることがないので管理がしやすく、透明なので一目で中身が分かり便利です。
マチもあるので、ちょっと厚めの取扱説明書や小さめなら家具のねじなども一緒に入りますよ。
ファイルボックスにピッタリサイズなので、見た目もすっきりとした収納が叶います。
現在進行中の書類にはクリアファイルがオススメ
近々手続きが必要な書類、予定が終わったら処分するような書類はクリアファイルに保管します。
ポイントは1案件につき1クリアファイル。
この方法だと、何の書類かわかりやすいうえに必要な際にファイルごとさっと持ち運べて便利なんです。
そして2つ目のポイントは、郵送物は封筒から出して、必要な書類だけを選別してクリアファイルに入れること。
封筒に入ったままだと、何の書類か分かりにくくなり書類管理が複雑になってしまいます。なくても大丈夫な封筒や書類はファイルに入れる前に手放しましょう。
クリアファイルにふせんラベルを付けるとより収納しても分かりやすくなりますね。
仕組みを作ったら、定期的に見返す
仕組みができたら定期的な見直しが大事です。
新しい家電を買ったら、古い家電の取扱説明書は処分し新しいものと入れ替える。手続きや、予定が終わって不要になったら元の場所に戻さずそのまま処分。もしくは定期的に、既に不要になっている書類がないか確認して整理をします。
「長期保管したい書類」は1年に1度、「現在進行中の書類」は月に1度など、見直すタイミングを決めてもいいですね。
いかがでしたか？今回は書類整理のリバウンドしない整理のコツをお伝えしました。
