整理収納コンサルタントの須藤昌子です。電気料金、保険の明細、カード会社からのお知らせ等、忙しさに任せて放置した結果、たまってしまった経験はありませんか？そうなってしまうのは、仕分けの方法や何を手元に残すのかを決めていないから、つい面倒になって、放置してしまうのかもしれません。今回は、プロが実践する書類の管理術をご紹介します。
①保管期限を決める
なぜ、書類をためてしまうのでしょうか？
書類がたまってしまう原因は、「何を残すか？」を決めていないことなんです。残すべきものをしっかり決めておけば、不要なモノはその場で確認して、処分できます。
その上で、残ったものを「どのくらいの期間保管しておくのか？」を決めていけば、手にした書類を、机の上に置きっぱなしにしてしまう事は無くなるはずです。
お仕事で使う書類の場合は、決まった保管期限がありますので、それに沿った期限を、それ以外は自分や家族の中で、どのくらい保管が必要かなどを決めていきましょう。
②仕分けのやり方を決める
仕分けする方法は、さまざまありますが、我が家の場合は、人やもの別に分けています。
保険などは、人別に。車や電気等、おうちに関係する事は、それぞれの種類を分けて保管するようにしています。
せっかく保管をしておくのですから、確認したい時にさっと手に取れるような、自分でも分かりやすい仕分けをしておくと、面倒になって放置する事もなくなります。
また、保管場所も、工夫しておくことをお勧めします。
よく手にする書類はリビング、それほど手にしない書類は書斎、など手に入ったらすぐに保管場所へ移動できるようにしておくと、書類の迷子がなくなり、保管や管理が簡単にできる状態になっていきます。
③入れ替えのタイミングを決める
保管しておく書類をそのままにすると、新たな書類がどんどん増え、結局、溜まってしまう結果になります。
そのため、保管期限が来たら、どうするか？に関して決めておくことが大事です。
我が家の場合は、新しい書類が手に入ったタイミングで、古い書類を処分し、処分忘れが無いように工夫しています。
また年に一度、「〇月に、保管書類の見直しをする」といったように見直す機会を作り、書類が溜まらないように気を付けています。
溜まりがちな書類はルールを決めて管理！
つい面倒に感じて溜め込んでしまう書類ですが、「仕組み」を作ってしまえば、「後でやろう」と後回しにすることも、面倒に感じる事も減ってきますので、保管期限や保管するものとしないもの、仕分けの方法、保管場所をしっかり決めておきましょう。
また、定期的に見直すタイミングを作ることで、持っている書類を活用できるといいですね。
紙類の管理は、「捨てる事」で上手に管理ができるようになりますから、おうちの中でのルールをしっかり決めて、古い書類が溜まった状態にならないようにしていきましょう。
