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秘書100人がブチ切れ!電話応対で「やってはいけない」NGマナー10選

ビジネスマナーを秘書100人に調査! ぐるなびが運営する日本最大の秘書コミュニティ「こちら秘書室」の秘書さんたちにアンケートを実施しました! 現役秘書直伝の“めっちゃ使える”ビジネスマナー、今回のテーマは、電話応対で「絶対にやってはいけないこと」。秘書さんたちがダメ出ししたNGマナーをご紹介!

ライフスタイル

正しい電話応対、できてますか?

ビジネスシーンで避けて通れないのが電話応対。とはいえ、携帯電話の普及などから、20~30代や新入社員にとって固定電話はなかなかハードルが高め。自分専用の携帯電話とは違い、会社の固定電話には誰からかかってくるのか予測がつかず、さらに相手の名前を聞いたり、用件を聞いたり、上司に正しく取り次ぎをしたりと、瞬時にさまざまな判断を迫られます。そのうえ、きちんとしたビジネス用語も使わなければなりません……。

そんな電話応対がストレスになり、会社を辞める人がけっこういるという話も。そこで、今回はビジネスマナーを熟知した現役秘書100人に、電話応対で「絶対にやってはいけないNGマナー」を聞いてきました!

ビジネス電話応対のNGマナーは…

待たせたらダメ!

「3コール以内に出る」(42歳・金融業)
「『少々お待ち下さい』で保留音30秒以上はアウト」(45歳・情報サービス)

電話応対のNGマナーでもっとも多かったものが、「先方を待たせたらダメ」という意見。電話が鳴ったときはもちろん、いったん保留にしたときも待たせるのはNG。保留の場合、「回答に時間がかかりそうなときは、お待たせせず折り返す」(41歳・不動産)とよさそうです。

敬語ミスはダメ!

「『お名前を頂戴できますか?』というのは間違い」(33歳・専門商社)
「『○○さん、おられますか?』はNG。正しくは『いらっしゃいますか』」(47歳・総合電機)
「『とんでもございません』は誤り。『とんでもないことでございます』という」(46歳・総合エネルギー)

どれも、やりがちなミスですね。ちなみに、「お名前を頂戴…」は、「お名前を伺ってもよろしいでしょうか」であればOK。

語尾は伸ばさない!

「『えーと』などの口癖が出てしまいそうになること」(34歳・メーカー)
「語尾を伸ばすのはNG(でーす、ですー、○○ですねー、など)」(40歳・製造)
「『○○なんですけど』など、ビジネス用語以外の言葉やくだけた言葉」(46歳・製造業)

はじめはきちんと応対していても、話が込み入ってきたり、先方が親しげに話してきたりすると、つい口癖が出る可能性があります。どんな状況でも丁寧な言葉づかいで応対するのがベスト。

ほかに、「『ええ』という相づちが失礼だと知らない人が多い」(38歳・卸売業)という意見も。「はい」を使うほうがよいそうです。

聞き取りミスもNG!

「相手の社名・名前がきちんと聞き取れないのに、取り次いでしまうこと」(30歳・商社)
「相手が名乗らない場合でも、焦らず落ち着いてお名前・ご所属を伺う」(48歳・その他通信)

この聞き取りミス、特に新人のころはやりがちですよね。先方が早口で名乗り、さらに急いでいる様子が伝わってきたりすると、再度名前を聞き直すのが申し訳なくて、とりあえず上司に取り次いでしまった……という経験、私もあります。

用件を聞かなきゃダメ

「用件を聞かずに、電話を切らない」(30歳・IT)

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