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秘書100人が証言!「ダメなビジネスメール」やってはいけない書き方とNGマナー

ビジネスマナーを秘書100人に調査! ぐるなびが運営する日本最大の秘書コミュニティ「こちら秘書室」の秘書さんたちにアンケートを実施しました!メールのお作法や飲み会の断り方など、現役秘書直伝の“めっちゃ使える”マナーをご紹介!初回はビジネスメール。これだけはやってはいけないNG失敗メールをお伝えします!

ライフスタイル

NGなメール作法をチェック!

例えば取引先にメールを書くとき、「こんな表現していいのかな?」と不安になっても、メールぐらいで上司に相談しづらいもの。そんなビジネスメールで「絶対にやってはいけないこと」「意外と間違えやすいこと」について、現役秘書さん100人に聞いてみました!

あなたがふだん送っているメール、もしかしたらマナー違反かも……。秘書さんのリアルな意見、さっそく見てみましょう!

絶対に「やってはいけない」のは…

名前の間違い

「相手の企業名・肩書、氏名の間違いは絶対にNG」(47歳・サービス業)
「ご芳名の誤変換 例)伊東 伊藤 など」(56歳・公益財団法人)
「社名、役職名、名前は名刺どおりの正式名称でお送りする」(42歳・不動産)

アンケートで一番多かった回答が、「名前の間違い」。社名や役職名も含めて宛先の誤記は「絶対にダメ」と書いている人も多く、やはり一番気をつけなければならない点のようです。

敬語の間違い

「『お』と『ご』の使いわけ」(31歳・IT)
「『させていただく』症候群 (拝見させていただきます、など)」(45歳・企業向け情報サービス)
「『御社』と『貴社』を間違えている秘書さんが意外と多い」(30歳・IT系)

メールに限らず、敬語の使い方はなかなか難しいですよね。失礼にならないようにと気をつかいすぎて、二重敬語なっている人も多いのでは。「謙譲語と尊敬語を混同する」(47歳・総合電機)という回答もありましたので、この機会に敬語の基本をおさらいしておきましょう!

宛先の間違い

「宛先間違いはインシデントになるので、送信ボタンを押してから30秒は相手に送られない設定にしている(37歳・製造)
「宛先が同姓の場合など特に注意」(42歳・医療)
「アドレス入力欄が自動で予測変換して入力されるメーラーの場合、要注意」(48歳・その他通信)

これも、やりがちなミスですよね。でも、もし大切な機密情報を間違った宛先に送ってしまったら、大問題になりかねません。最近はパソコンでなくスマホで仕事メールを送る機会も増えているので、特に注意する必要がありそうです。

ほかに回答が多かったNG行為は、「資料の添付忘れ」。添付漏れがないかチェックするのはもちろん、「正しいファイルを添付したかも確認する」(46歳・人材)、「容量の大きい資料は添付しない」(44歳・製造)という点も見習いたいですね。

メールの書き方でNGなのは…?

次にご紹介するのは、メールの書き方や内容について「やってはいけないこと」。

絵文字・スタンプ

「絵文字などは使わない」(43歳・製造業)
「相手が絵文字などを使ってきても、相手との関係を考えて安易に同じようにはしない」(50歳・情報系)
「LINE等のSNSを使用する際はスタンプを使わない」(42歳・教育)

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