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残業しない! 毎日の仕事を効率化する12の簡単テク

ワークライフバランスが叫ばれる昨今、短時間で効率良く仕事をこなす能力が重要。もっと仕事の能力を上げたい、そして次のステージにステップアップしたい。そんな自分になるために実践したい、簡単12メソッドをご紹介!

ライフスタイル

添付ファイルのDLとメール返信は、即座にやる。

【先方からの印象が格段に上がる】
マクロで見て考える仕事の優先順位とは別に、単純作業は後回しにせず、反射神経的にすぐ済ませるクセをつける。「データを拝受した報告、簡単なお礼など、“考えなくてもできる返信”は、メールを受けたらすぐ済ませる。また添付ファイルも受け取ったらすぐダウンロード。“仕事ができる人”の印象を持ってもらえます」

企画書や資料は、2段階上の上司に向けて作成する。

【仕事の決裁が早くなる】
一人の上司が見たあと、さらにその上の上司のチェックを必要とする書類や企画書の場合、全員が読みやすい内容にまとめることで、かかる時間を短くできる。「直属の上司はもちろん、その上の人が何を求めているかまで想像すると、上までスムーズに通る書類が作れます。会社勤め時代、私は常にこれを心がけていました」

日々のルーティンや自分ルールを、月に1度見直す。

【時間のロスが一定以上に増えない】
いつもやっている仕事ほど、改めて見直すと無駄な部分が浮かび上がってくる。「例えば会議で、前回のおさらいに使う時間がある場合、それぞれが確認してくることで省くことが可能。あるいは“これがやりやすい”と決めたルールも、もっと短時間でできる道が見つかる場合も。惰性になりがちなことほど、定期的に見直しを」

月間の予定を見て余裕ができそうな日は早めにブロック。

【メリハリのある働き方が実現できる】
メリハリをつけて働くためには、“余白のある時間”を持つことも大切。「週間とは別に、月間の予定表に主な予定を書き込むと、あまり忙しくない日が見えてくるので、その日を先に赤で囲み、そこにはなるべく予定を入れないようにしてみる。自由な日があると思うとそれだけでワクワクし、仕事を頑張れるものです」

何事もすぐに決断するクセをつける。

【決断が速くなり、精度も上がる】
仕事が長引く原因の一つに、優柔不断があると池田さん。「決めることを先送りにしていると、いつまでたっても終わらない。まずは小さなことから、すぐに決める、というクセづけを。たとえその決断が間違いでも決断するという力は確実につきますし、積み重ねれば判断力自体の精度も向上。仕事にかかる時間も短縮できます」

いけだ・ちえ 働き方コンサルタント。著書に『朝の余白で人生を変える』(ディスカヴァー・トゥエンティワン)が。

※『anan』2018年4月25日号より。イラスト・伊藤ハムスター 取材、文・河野友紀

(by anan編集部)

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