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「子どもの提出書類を後回しにしたら出し忘れた…」を解消!すぐに取りかかれる“ライティングキット”とは

ライフスタイル

学校などからもらう提出書類に、すぐに取りかかれますか? 「私はつねにギリギリまで放置していたのですが、“ライティングキット”をつくったら、すぐに始められるようになりました」というのは「時間を貯める」という概念を提唱する『時間が貯まる 魔法の家事ノート』の著者、三條凛花さん。今回は、4月には特に多い提出物に迷わず取りかかる方法ついて教えてもらいました。

提出書類、すぐに取りかかれますか? 面倒な理由は「準備不足」

子どもの学校の書類、職場に提出する書類、家関連の書類……。書類を提出する機会は多々ありますが、あなたはすぐに取りかかれますか?
私はとにかくギリギリまで放置してしまうタイプでした。転機となったのは、子どもの入学前、大量の書類と向き合ったときです。〆切が迫ってくるのがプチストレスで「どうしてこんなに後回しにしてしまうのだろう……」と悩んでいたところ、ふと気づいたことが。
「あれ、さっきも席を立ったな……」、「さっきも検索したような……」
このように、書類を書くために毎回なにかを調べたり、探したり、取りに行ったりしていることがわかったのです。

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書類を書くときに必要なものは、大きく2つに分かれます。「情報」と「書類」です。これが手元にないと、その都度調べたり、探したり、取りに行ったりする必要が出てきます。
つまり、私がつまずいていたのは「書く」以前の問題で、準備不足だったのです。

文具の「取りに行く」をなくす方法

そこでまずは、文具から取りかかりました。
書類を書くときに必要になる文具を、すべてひとまとめにしたのです。私はこれを「ライティングキット」と呼んでいます。これらは「書類書き」専用アイテムとし、ここから動かすことはしません。
文具をまとめるために用意するものは1つだけ。

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「ライフスタイルツールファイル」(ナカバヤシ)です。これは、書類用ファイルのようにスリムなのですが、中が細かく仕切られているため、スペースを有効活用しながら文具を収納することができます。

中には、ペンや鉛筆、ホチキスなどを用意しますが、ほかにはこんなものを入れると便利です(画像にある「秘密兵器カード」については、次の項目で紹介します)。

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(1)住所印や名前スタンプ

浸透印になっているため、ポンと押すだけで住所や名前を書かなくて済みます。「X-stamper」(シヤチハタ)という商品です。
住所用は「一行印 0506号」、名前用は「一行印 0806号」を使用しています。楽天等でも購入・印字オーダーすることができますよ。
ただ、銀行書類に使用したところ、手書きでのやり直しとなったケースがあるためご注意ください。

(2)テープのり

スティックのりや液体のりを使うのと違い、手が汚れる心配がありません。なくなりやすいので、ストックを多めに持っておくことをおすすめします。

(3)スタンプ

手紙を書くときに使える、郵便番号枠や「ワレモノ」等の注意書きのスタンプを入れています。

「調べる・取りに行く」をなくす秘密兵器カード

ライティングキットをつくるとき、いちばん大事なのは「秘密兵器カード」です。

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秘密兵器カードは、提出書類に必要な情報をカードにまとめたものです。
まずはつくりかたを紹介します。アイテムはすべてセリアやダイソーで揃います。

(1)カード(125mm×75mm)

無地もありますが、文字をメインに書くので綺麗に書ける有罫がおすすめです。
ここに必要な情報を書き込んで「情報カード」を作ります。

(2)インデックスシール

情報カードに貼るインデックスシールです。内容がわかるように書きます。
同じカテゴリが複数ある場合は、1枚だけに貼ります。

秘密兵器カードの中身と使いみち

次に、秘密兵器カードの中身と使いみちを紹介します。

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(1)名刺

自分や家族の名刺があれば、正式な会社名、会社の住所、電話番号等がすぐにわかります。名刺はそのまま入れるのではなく、情報カードに貼ります。ひと手間かかりますが、同じサイズのほうが管理しやすいですよ。

(2)マイナンバー

マイナンバー記入が必要なケースも多々ありますよね。私は暗号化したものをここに入れています。
暗号化の方法はかんたん! しかも自分はすぐにわかるのに、他の人が見てもわかりません。

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このように、数字の一部を「家族の数字」などと書き換えるだけです。上の画像「m」は生まれ月"month”を表し、「y」は生まれ年"year"を表しています。日にちを使いたいときは「d」("day")にするとわかりやすいです。
そして、1桁だけ置き換えたいときは「m」、2桁を表したいときは「mm」というように数を合わせると、何文字分を置き換えているかわかります。
ちなみに「家族の数字」が見つからないときは、少し書き方を変えます。たとえば上の画像で「実母の生まれ月」が「12月」ではなく「11月」だった場合。「(Mika mm-1)」というように、「ー」や「+」を使うことで解決しますよ。

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