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溜まりまくっている紙類、書類はコレで解消!プロの書類整理の3STEP

ライフスタイル

一度溜めてしまうと、どんどん億劫になってしまう書類整理は、とにかく溜めないような仕組みにすることが大事。片付くコツは「分ける」こと。後が大変にならないための整理の方法の3ステップと収納する時のポイントをご紹介します。

書類整理ポイントは「分ける」

STEP1.「残す」と「捨てる」にすぐ分ける

書類整理は整理の判断に時間がかかる、残す書類の分類の仕方が曖昧、収納先が決まっていないなど、大変に思ってしまう理由は人それぞれにあると思います。でも書類整理で何より大事なのは、書類を溜めないようにすること。溜めないようにするには入ってきた時点ですぐに整理する(分ける)ことが大切です。でも、細かく分けようとすると大変になってしまうので、できる限り簡単に分けてみるのがおすすめです。

まずは新たに書類が入ってきたら「残す」と「捨てる」に集中して分けてみましょう。例えば、封書のDMや資料などの中身を封筒から出してみると、そのほとんどが広告など、残しておかなくてもよいものが多くを占めていたりします。それだけでも「捨てる」ことができれば、その時点で書類のボリュームもかなり減るはずです。

STEP2.「捨てる」と判断した紙類はゴミ箱やボックスに

「捨てる」と判断した書類は、即ゴミ箱に捨てられるようにしておくのも、整理作業がよりラクになりおすすめです。後でゴミ箱へ入れようとテーブルなどの上に置きっ放しになってしまっては、またその場所に書類が溜まってしまう原因になります。写真は無印良品のやわらかポリエチレンケースを資源ゴミ用のゴミ箱として、書類整理の際にまとめて捨てられるようにしています。A4サイズの紙類が余裕で入る大きさのボックスはサッと捨てやすく手間もかかりません。

STEP3.「残す」紙類の基準は、<保管>と<確認>の2つ

「残す」と判断した書類の振り分けの方法についてご紹介します。下記の2パターンがあると思います。
・すでに振り分け先が決まっている場合:決まった収納場所へしまう。
・行き先が決まっていない場合:種類で分けずに保管期間を基準にして<保管>と<確認>であまり細かく分けないことをおすすめします。

<保管>は「半年、1年などしばらく保管するもの」「ずっと保管するもの」
<確認>は「期限までに提出するもの」「情報を確認したいもの」※基本、1ヶ月以内など短期間で処分できるもの

種類で分けない理由は、年先までとっておかなくてもいい書類をずっと保管したままにしてしまうからです。時間を基準に2つに分けるくらいなら、整理作業の時間もあまりかからず気持ちもラクになると思います。

また、写真のような個別フォルダーを活用して分けて、<保管>も<確認>も1つのファイルボックスで管理するようにすると、探す時もどちらかを探すだけでよくなります。<保管>の書類はしばらくすると増えてくるかもしれません。その際は改めて見直してみたり、量が多いなら個別フォルダーを増やして管理していくとよいでしょう。項目は「保管(1年)」「保管(半年)」など、時間で区切ると見直すタイミングとしても分かりやすくおすすめです。その他のタイミングとして、ファイルボックスが一杯になった時など、定期的に見直すことは書類を溜めないためにとても大切です。

収納する時のポイントは「立てる」

ここからは、書類を収納する際にこれだけは気をつけておくと書類の管理がラクになる3つのポイントをお伝えします。

1.書類は必ず立てておく

平積みしている書類は、ぜひ立てて置くように変えてみましょう。平積みしていると1番下の書類を出すことも探すことも大変です。そして積み重ねてしまうと書類はさらに溜ってしまいます。写真のようなファイルボックスやブックエンドなどで分けて立てる収納が管理しやすくおすすめです。蓋付の箱で長期保管する場合も、書類は箱の中で立てて保管しておくと、時々取り出す際も探しやすく出しやすく便利です。

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