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「ご担当者様」の正しい使い方

ライフスタイル

他社宛に文書やメールを送る時、相手の宛名書きで「御中」「様」「殿」「各位」の使い分けを迷うことはありませんか? 会社を代表して送付し、その印象がその後のビジネスにも影響を及ぼしかねないと思うと気を使いますね。

今回は、宛名書きの敬称の使い方で質問が多い「ご担当者様」について、ポイントを確認してみましょう。

「ご担当者様」という言葉が持つ意味

「ご担当者様」はその団体に所属している個人を示す言葉で、相手の名前が分からない、または知っているけど正しいか確証がない場合に「○○様」の代わりに使用します。

「担当者」に敬語の接頭語である「ご」と尊称の「様」が付いた二重敬語のパターンになっていますが、社会的に定着しているため使用可能とされています。

その他、「御担当者様」「ご担当様」という表現もありますが、「ご担当者様」がより一般的です。

どんな場面で誰に対して使うのか

「ご担当者様」は次のようなビジネスシーンで使われます。

(1)文書やメールを送付する時

文書やメールの場合は、原則として宛先の名前を正確に記載する必要があります。

ただ、初めての連絡で担当者の名前が分からない時や、口頭で名前を聞いたためにどのような漢字なのか確証がない時(例えば、「わたなべ」さんには「渡辺・渡部・渡邉」などいろいろな漢字表記があります)は、「ご担当者様」という書き方をする選択肢があります。

(2)電話で相手の呼び出しを依頼する時

電話の場合は先に自分の名前を名乗ってから、「私○○社の○○と申します。恐れ入りますが○○(用件)のご担当者様へお取次をお願いできますか?」のように伝えます。

(3)訪問先で相手への取次を依頼する時

初めての訪問や担当者の名前を忘れてしまった時に、名前を間違えると失礼になるので「私○○社の○○と申します。○○のご担当者様はいらっしゃいますか?」と声がけすると好印象ですね。

ただ、名前が分かり次第、担当者のお名前で呼ぶようにしましょう。

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