ビジネスシーンでよく目にする「ご担当者様」という言葉ですが、使い方によっては二重敬語になってしまうので注意が必要です。今回は「ご担当者様」の意味と正しい使い方をビジネスコミュニケーション指導に従事する大部美知子さんに教えてもらいました。
参考「正しい敬称」
ここでビジネスの場面で使用する敬称を整理してみます。誤った敬称を付けたり、二重敬語にならないように気を付けましょう。
・御中→会社や団体
・様→個人名
・殿→役職（課長殿など）や個人名（目上には×）
・各位→所属するメンバーの各個人宛
（会社や団体に対する敬称）
誤）
○○会社様
正）
○○会社御中
（個人に対する敬称）
誤）
総務課長御中
田中総務課長殿（役職だけでは二重敬語ではないが、個人名がつくと二重敬語になるため誤り）
正）
総務課長殿
総務課長田中殿（相手が自分より目上ではない場合）
総務課長田中様（相手が自分より目上の場合）
（所属するメンバーの各個人に対する敬称）
誤）
関係者様各位
正）
関係者各位
（2）分かりやすいように配慮する
「ご担当者様」を使用する時には、「○○株式会社 経理課 ご担当者様」「株式会社○○ 人事部 採用 ご担当者様」など、会社のどこの部署に所属している人なのか（必要に応じて業務担当まで）を指定しておく必要があります。
なぜなら、会社には総務部・営業部・人事部などさまざまな部署がありますから、「○○株式会社 ご担当者様」だけでは、どの部署の担当者宛なのかが分かりません。
受け取った方が内容を確認して届け先を探す必要がないよう、また情報の機密管理の観点からも相手へ迷惑をかけない配慮を心がけることが大切です。
（3）正式名称を使う
会社名は「○○（株）」「（有）○○」などの略式でなく、「○○株式会社」「有限会社○○」という正式名称を使います。
また、「○○株式会社」か「株式会社○○」なのか、社名の位置にも気を付けてください。
「ご担当者様」はあくまで相手の名前が分からない場合に使う表現
いかがでしたか？ ポイントを理解すると、使い方に自信が持てるようになりますね。
まとめとして、再度お伝えしたいのは、「ご担当者様」はあくまで相手の名前が分からない場合に使う表現であるということです。一度確認したら次回からは「ご担当 ○○様」を使用しましょう。
（大部美知子）
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