(3)LINEやビジネスチャットなどで連絡するとき
LINE、Slackなどのビジネス向けチャットなど、短い文でやり取りするのが基本の環境においては、時候の挨拶が入って長文になると、わずらわしく感じられます。用件のみを簡潔に伝えましょう。
(4)急ぎの謝罪をするとき
突然のトラブルなどで、相手に迷惑を掛けてしまう場合、まずメールで一報を入れることも多いかと思います。
そうした緊急の連絡には、時候の挨拶を付けている場合ではありません。悠長に挨拶せず、用件を早めに切り出すようにしましょう。
【急ぎの謝罪の例】
・会議に遅刻してしまう
・返答・納品などの期限を失念していて、今から対応する
・急遽予定が入り、打ち合わせの日程変更(リスケジュール)が必要になった
なお、謝罪に関しても、改まった書面で謝罪文を送る場合には、時候の挨拶を付けることも多いです。
時候の挨拶を使った基本的な文章の流れ
時候の挨拶を使う場合、メールや文書全体の流れがどうなるか要点を押さえましょう。
基本の流れ
(1)最初の部分(前文)
頭語(「拝啓」など)+時候の挨拶+安否の挨拶
(2)本文(主文)
本題
(3)締めくくりの部分(末文)
結びの挨拶+結語(「敬具」など)+あれば追伸
※メールの場合には、「頭語」「結語」は書かないのが普通です。
例文1:依頼の手紙の場合
拝啓 風薫る五月になりました。山田様にはいかがお過ごしでしょうか。
さて、先日ご相談しておりました講演の件ですが……
(以下、用件の本文が続く)
急に暑くなりましたので、お体にはお気を付けください。 敬具
追伸 以前お世話になりました田中も、当日にお目にかかるのを心待ちにしております。